Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for MenyVoice

Version: 2.0 Status: Endelig godkendt Senest opdateret: 7. august 2026

1. Hvem er vi?

MenyVoice leveres af:

EzyAcnt ApS
CVR-nr.: 38362925
Olsbækeng 12
2670 Greve
Danmark

I denne privatlivspolitik benævnes EzyAcnt ApS som "MenyVoice", "vi", "os" eller "vores".

Hvis du har spørgsmål om denne privatlivspolitik eller vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os via ovenstående kontaktoplysninger.

2. Privatlivspolitikkens anvendelsesområde

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan EzyAcnt ApS behandler personoplysninger, når vi selv er dataansvarlige.

Dette omfatter blandt andet behandling af personoplysninger i forbindelse med:

besøg på MenyVoice-hjemmesiden;
kontaktformularer;
e-mailhenvendelser;
salgsdialoger;
demonstrationer;
kundeoprettelse;
administration af kundeforhold;
abonnementer;
fakturering;
betaling;
support;
sikkerhed;
fejlsøgning;
forebyggelse af misbrug;
markedsføring, hvor dette er lovligt.

Privatlivspolitikken beskriver desuden den overordnede rollefordeling, når MenyVoice behandler personoplysninger på vegne af erhvervskunder i forbindelse med AI-baseret telefoni.

Når MenyVoice behandler personoplysninger på vegne af en kunde, gælder den relevante databehandleraftale mellem MenyVoice og kunden.

3. Rollefordeling

Rollefordelingen afhænger af den konkrete behandling.

3.1 Når EzyAcnt ApS er dataansvarlig

EzyAcnt ApS er dataansvarlig for behandling af personoplysninger, der sker til vores egne formål, herunder blandt andet:

drift af hjemmesiden;
administration af kunder;
tilbud;
kontrakter;
abonnementer;
support;
betaling;
bogføring;
sikkerhed;
forebyggelse af misbrug;
opfyldelse af retlige forpligtelser.

I disse situationer fastlægger EzyAcnt ApS selv formålene med og hjælpemidlerne til behandlingen.

3.2 Når MenyVoice er databehandler

Når en virksomhed anvender MenyVoice til at modtage og håndtere telefonopkald, fungerer kunden som udgangspunkt som dataansvarlig for oplysninger om virksomhedens egne opkaldere, gæster, kunder eller andre registrerede.

EzyAcnt ApS behandler i disse tilfælde personoplysninger udelukkende efter kundens dokumenterede instrukser og fungerer som databehandler.

Den konkrete behandling reguleres af den databehandleraftale, der er indgået mellem kunden og MenyVoice.

3.3 Alayic Ltd

Den tekniske AI-platform leveres af:

Alayic Ltd
9 West Street
Congleton
England
CW12 1JN
United Kingdom

Company No. 16581244

Alayic fungerer som underdatabehandler for MenyVoice i den relevante behandlingskæde.

Alayic behandler alene personoplysninger som led i levering af platformen og i overensstemmelse med den gældende databehandlerkæde.

4. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Afhængigt af din relation til MenyVoice kan vi behandle forskellige kategorier af personoplysninger.

4.1 Kontaktoplysninger

Eksempelvis:

navn;
e-mailadresse;
telefonnummer;
stilling;
virksomhedsnavn;
adresse;
land;
CVR-nummer;
momsnummer;
andre oplysninger, du selv giver os.

4.2 Kundeoplysninger

Eksempelvis:

abonnement;
licenser;
brugerkonti;
administratorer;
supporthistorik;
onboarding;
kommunikation;
aftaler;
ordrebekræftelser;
forbrug;
faktureringsoplysninger.

4.3 Betalingsoplysninger

Vi behandler blandt andet:

fakturaoplysninger;
betalingsstatus;
transaktionsreferencer;
bogføringsoplysninger.

Vi modtager som udgangspunkt ikke fulde betalingskortoplysninger.

Kortbetalinger behandles af vores betalingsleverandør.

4.4 Tekniske oplysninger

Vi kan behandle:

IP-adresse;
browsertype;
enhedsoplysninger;
logdata;
dato og tidspunkt;
sikkerhedsoplysninger;
cookie- og samtykkeoplysninger.

5. Kontaktformularer og e-mail

Når du kontakter MenyVoice via:

kontaktformular;
e-mail;
telefon;
demoformular;
andre henvendelser,

behandler vi de oplysninger, du selv vælger at sende til os.

Vi anvender oplysningerne til blandt andet:

at besvare din henvendelse;
planlægge demonstrationer;
udarbejde tilbud;
administrere dialogen;
forebygge spam og misbrug.

Kontaktformularer sender henvendelser til:

hello@menyvoice.com

6. Kundeoprettelse og support

Når en virksomhed bliver kunde hos MenyVoice, behandler vi oplysninger om relevante kontaktpersoner.

Formålene omfatter blandt andet:

oprettelse af kunden;
administration af abonnement;
onboarding;
support;
kommunikation;
fakturering;
sikkerhed;
ændringer i tjenesten;
dokumentation af aftaleforholdet.

7. Opkald, optagelser og AI-behandling

Når en virksomhed anvender MenyVoice, kan platformen blandt andet behandle:

telefonnummer;
opkaldsoptagelser;
transskriptioner;
AI-genererede resuméer;
tidspunkt;
varighed;
ordreoplysninger;
reservationsoplysninger;
oplysninger, som opkalderen selv vælger at oplyse.

Telefonopkald optages som en del af den nuværende platformfunktionalitet.

Optagelser kan på nuværende tidspunkt ikke generelt deaktiveres.

Da telefonsamtaler er frie samtaler, kan opkaldere vælge at oplyse flere oplysninger, end der er nødvendigt.

Den dataansvarlige kunde bør derfor konfigurere løsningen og informere opkalderne på en måde, der begrænser unødvendig behandling af personoplysninger.

Kunden er ansvarlig for:

behandlingsgrundlag;
oplysningspligt;
lovligheden af optagelser;
instrukser til MenyVoice;
håndtering af registreredes rettigheder.

MenyVoice bistår kunden i overensstemmelse med den gældende databehandleraftale.

8. Kunstig intelligens

MenyVoice anvender kunstig intelligens til blandt andet:

talegenkendelse;
speech-to-text;
AI-generering af svar;
AI-generering af tale;
kategorisering;
reservationer;
bestillinger;
AI-resuméer.

AI-genererede resultater kan indeholde fejl eller unøjagtigheder.

MenyVoice træffer ikke afgørelser om personer, som alene er baseret på automatiseret behandling med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning.

Kunden er ansvarlig for den konkrete anvendelse af AI-genererede oplysninger i sin virksomhed.

9. Formål og behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysninger, når der foreligger et lovligt behandlingsgrundlag efter databeskyttelsesforordningen (GDPR).

9.1 Opfyldelse af en aftale eller foranstaltninger før aftale

Vi kan behandle personoplysninger, når det er nødvendigt for at:

besvare en konkret forespørgsel;
planlægge en demonstration;
udarbejde tilbud;
tage skridt på anmodning inden indgåelse af en aftale;
indgå eller opfylde en aftale;
levere og administrere MenyVoice-tjenesten.

Behandlingsgrundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, når den registrerede selv er part i aftalen.

Hvis behandlingen vedrører kontaktpersoner hos erhvervskunder, vil behandlingsgrundlaget som udgangspunkt være legitim interesse efter artikel 6, stk. 1, litra f.

9.2 Legitime interesser

Vi kan behandle personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i blandt andet at:

drive, udvikle og forbedre MenyVoice;
administrere erhvervskundeforhold;
kommunikere med kunder og potentielle kunder;
yde support;
beskytte vores systemer;
forebygge svig og misbrug;
dokumentere aftaleforhold;
håndhæve eller forsvare retskrav.

Behandlingsgrundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi har vurderet, at disse legitime interesser som udgangspunkt ikke overstiger den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

9.3 Retlig forpligtelse

Vi behandler personoplysninger, når det er nødvendigt for at overholde retlige forpligtelser, herunder blandt andet:

bogføringslovgivning;
skattelovgivning;
hvidvaskregler, hvor relevant;
øvrige lovpligtige dokumentationskrav.

Behandlingsgrundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra c.

9.4 Samtykke

Når behandling kræver samtykke, indhenter vi dette inden behandlingen påbegyndes.

Dette kan blandt andet omfatte:

ikke-nødvendige cookies;
visse former for elektronisk markedsføring;
andre frivillige behandlinger.

Samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage med virkning for fremtiden.

10. Markedsføring

Vi sender kun elektronisk markedsføring, når vi har et gyldigt behandlingsgrundlag efter gældende lovgivning.

Du kan til enhver tid afmelde markedsføring via:

afmeldingslink i e-mails;
kontakt til hello@menyvoice.com.

Driftsmeddelelser, sikkerhedsopdateringer, faktureringsinformation og anden nødvendig kommunikation om et eksisterende kundeforhold anses ikke nødvendigvis som markedsføring.

11. Cookies og lignende teknologier

MenyVoice kan anvende cookies og lignende teknologier på hjemmesiden.

Nødvendige cookies anvendes alene, når dette er nødvendigt for hjemmesidens funktion, sikkerhed eller en tjeneste, som brugeren udtrykkeligt har anmodet om.

Ikke-nødvendige cookies, herunder statistik- og marketingcookies, aktiveres først efter gyldigt samtykke, hvor dette kræves.

Den konkrete anvendelse af cookies fremgår af MenyVoices cookiepolitik samt den til enhver tid anvendte samtykkeløsning.

12. Modtagere af personoplysninger

Vi kan overlade personoplysninger til leverandører, som bistår os med levering og administration af vores tjenester.

Dette kan blandt andet omfatte:

hostingleverandører;
cloudtjenester;
betalingsleverandører;
e-mailleverandører;
telefoni- og kommunikationsleverandører;
AI- og taleleverandører;
sikkerhedsleverandører;
professionelle rådgivere;
offentlige myndigheder, hvor lovgivningen kræver det.

Leverandørerne må alene behandle personoplysninger i overensstemmelse med den aftale, der gælder mellem parterne, samt gældende databeskyttelseslovgivning.

13. Underdatabehandlere

Når MenyVoice fungerer som databehandler, anvendes underdatabehandlere som led i levering af tjenesten.

Den aktuelle oversigt over MenyVoices underdatabehandlere fremgår af MenyVoices særskilte dokument:

Underdatabehandleroversigt

Denne oversigt vedligeholdes løbende og udgør den autoritative liste over MenyVoices egne underdatabehandlere.

Den tekniske AI-platform leveres af:

Alayic Ltd
9 West Street
Congleton
England
CW12 1JN
United Kingdom

Company number: 16581244

Alayic fungerer som underdatabehandler i MenyVoices behandlingskæde.

Alayics gældende databehandleraftale kan findes på:

https://www.alayic.com/data-processing-agreement

14. Hosting og behandlingslokationer

MenyVoice anvender blandt andet Alayics platform.

På tidspunktet for denne privatlivspolitiks seneste opdatering oplyser Alayic blandt andet, at:

applikation, database og logning hostes på Microsoft Azure i Storbritannien;
opkaldsoptagelser hostes hos Amazon Web Services i Irland;
visse tale- og AI-leverandører kan behandle data uden for EU/EØS, herunder i USA.

Den konkrete behandlingslokation kan variere afhængigt af kundens konfiguration og de aktiverede funktioner.

15. Internationale overførsler

Når personoplysninger overføres uden for EU/EØS eller Storbritannien, sker dette alene på grundlag af et gyldigt overførselsgrundlag.

Dette kan blandt andet være:

EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC);
UK International Data Transfer Addendum;
en gældende tilstrækkelighedsafgørelse;
andre lovlige overførselsgrundlag efter GDPR.

Hvor det er nødvendigt, anvendes desuden supplerende tekniske, organisatoriske og kontraktuelle sikkerhedsforanstaltninger.

16. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt til det formål, hvortil oplysningerne blev indsamlet, eller så længe vi er retligt forpligtet til det.

16.1 Kontakt- og salgsoplysninger

Kontaktoplysninger opbevares så længe, de er nødvendige for dialog, tilbud, dokumentation eller et legitimt opfølgningsbehov.

Derefter slettes eller anonymiseres oplysningerne.

16.2 Kundeoplysninger

Oplysninger om aktive kunder opbevares, så længe kundeforholdet består.

Efter ophør kan oplysninger opbevares i det omfang, det er nødvendigt af hensyn til:

bogføring;
dokumentation;
retskrav;
sikkerhed;
andre lovpligtige forpligtelser.

16.3 Opkaldsdata

Efter den nuværende platformopsætning gælder som udgangspunkt:

opkaldsoptagelser opbevares i op til 365 dage;
transskriptioner opbevares i op til 365 dage;
AI-genererede resuméer opbevares i op til 365 dage;
sikkerhedskopier kan opbevares i op til 7 dage på rullende basis.

Kunden kan, hvor platformen teknisk understøtter det, vælge en kortere opbevaringsperiode.

Kunden kan desuden anmode om manuel sletning i overensstemmelse med databehandleraftalen.

Ved aftalens ophør sker returnering eller sletning af personoplysninger i overensstemmelse med den gældende databehandleraftale og gældende lovgivning.

17. AI-leverandører og modelrelateret behandling

EzyAcnt ApS anvender ikke kunders eller opkalderes personoplysninger til at træne egne AI-modeller.

Den underliggende AI-platform leveres af Alayic Ltd. Alayic har oplyst, at virksomheden ikke anvender kunders eller opkalderes data til at træne Alayics egne modeller.

Som led i levering af tjenesten kan opkaldsindhold behandles af eksterne leverandører af blandt andet:

talegenkendelse;
sprogmodeller;
talegenerering;
AI-relaterede infrastrukturtjenester.

Sådanne leverandører behandler alene personoplysninger som led i levering af de aftalte tjenester og i overensstemmelse med den gældende databehandlerkæde.

MenyVoice instruerer ikke tredjepartsleverandører i at anvende kunders personoplysninger til egne uforenelige formål.

Den aktuelle liste over relevante underdatabehandlere fremgår af MenyVoices underdatabehandleroversigt samt, hvor relevant, Alayics gældende databehandleraftale.

18. Datasikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod blandt andet:

uautoriseret adgang;
tab;
ændring;
offentliggørelse;
misbrug;
ødelæggelse.

Foranstaltningerne kan blandt andet omfatte:

adgangskontrol;
rollebaserede brugerrettigheder;
fortrolighedsforpligtelser;
krypteret dataoverførsel;
logning;
overvågning;
sikkerhedskopiering;
leverandørstyring;
procedurer for håndtering af sikkerhedshændelser.

Ingen internetbaseret løsning kan garanteres at være fuldstændigt sikker.

19. Brud på persondatasikkerheden

Hvis vi bliver bekendt med et brud på persondatasikkerheden, håndterer vi hændelsen i overensstemmelse med vores rolle og gældende databeskyttelseslovgivning.

Når MenyVoice fungerer som databehandler, underretter vi den relevante dataansvarlige kunde uden unødig forsinkelse og bistår kunden i det omfang, databehandleraftalen og lovgivningen kræver det.

Når MenyVoice fungerer som dataansvarlig, vurderer vi blandt andet:

hændelsens karakter;
hvilke oplysninger der er berørt;
de registreredes mulige risiko;
nødvendige afhjælpende foranstaltninger;
eventuel pligt til at underrette Datatilsynet;
eventuel pligt til at underrette de berørte registrerede.

20. Dine rettigheder

Når EzyAcnt ApS er dataansvarlig, kan du efter omstændighederne have ret til:

indsigt;
berigtigelse;
sletning;
begrænsning af behandling;
dataportabilitet;
indsigelse;
at trække et samtykke tilbage;
at klage til Datatilsynet.

Rettighederne afhænger af den konkrete behandling og de undtagelser, der følger af gældende lovgivning.

Du kan kontakte os på:

hello@menyvoice.com

Vi kan bede om oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet, før vi behandler en anmodning.

21. Hvis du har ringet til en virksomhed, der anvender MenyVoice

Hvis dine personoplysninger behandles, fordi du har ringet til en virksomhed, der anvender MenyVoice, er den pågældende virksomhed som udgangspunkt dataansvarlig.

Anmodninger om indsigt, rettelse, sletning eller andre registreredes rettigheder bør derfor som udgangspunkt rettes til den virksomhed, du har kontaktet.

MenyVoice bistår den dataansvarlige virksomhed i overensstemmelse med databehandleraftalen.

For at kunne identificere det relevante opkald kan det være nødvendigt at oplyse:

telefonnummer;
omtrentligt tidspunkt;
dato;
hvilken virksomhed der blev kontaktet;
andre oplysninger, der med rimelighed kan identificere opkaldet.

22. Klage til Datatilsynet

Hvis du mener, at vores behandling af personoplysninger er i strid med databeskyttelseslovgivningen, har du ret til at indgive en klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Danmark

Aktuelle kontaktoplysninger findes på:

https://www.datatilsynet.dk

Vi opfordrer dig dog til først at kontakte MenyVoice, så vi får mulighed for at undersøge og forsøge at løse henvendelsen.

23. Links til tredjepart

MenyVoice kan indeholde links til eller integrationer med tredjepartswebsteder eller tredjepartstjenester.

MenyVoice er ikke ansvarlig for tredjeparts selvstændige behandling af personoplysninger.

Vi anbefaler derfor, at du læser den relevante tredjeparts privatlivspolitik.

24. Ændringer af privatlivspolitikken

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, når det er nødvendigt som følge af blandt andet:

ændringer i vores tjenester;
ændringer i behandlingsaktiviteter;
ændringer i leverandører;
ændringer i lovgivningen;
sikkerhedsmæssige forhold;
organisatoriske ændringer.

Den seneste version offentliggøres på MenyVoices hjemmeside.

Ved væsentlige ændringer kan vi desuden informere berørte kunder via e-mail, kundeportal eller andre relevante kommunikationskanaler.

25. Kontakt

Hvis du har spørgsmål om denne privatlivspolitik eller vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte:

EzyAcnt ApS / MenyVoice

CVR-nr.: 38362925

Olsbækeng 12
2670 Greve
Danmark

E-mail: hello@menyvoice.com