Integritetspolicy

Integritetspolicy för MenyVoice

Version: 2.0 Status: Slutgiltigt godkänd Senast uppdaterad: 7 augusti 2026

1. Vilka är vi?

MenyVoice tillhandahålls av:

EzyAcnt ApS
CVR-nr.: 38362925
Olsbækeng 12
2670 Greve
Danmark

I denna integritetspolicy benämns EzyAcnt ApS som "MenyVoice", "vi", "oss" eller "vår".

Om du har frågor om denna integritetspolicy eller vår behandling av personuppgifter kan du kontakta oss via ovanstående kontaktuppgifter.

2. Integritetspolicyns tillämpningsområde

Denna integritetspolicy beskriver hur EzyAcnt ApS behandlar personuppgifter när vi själva är personuppgiftsansvariga.

Detta omfattar bland annat behandling av personuppgifter i samband med:

besök på MenyVoice-webbplatsen;
kontaktformulär;
e-postförfrågningar;
säljdialoger;
demonstrationer;
kundupplägg;
administration av kundförhållanden;
abonnemang;
fakturering;
betalning;
support;
säkerhet;
felsökning;
förebyggande av missbruk;
marknadsföring, där detta är lagligt.

Integritetspolicyn beskriver dessutom den övergripande rollfördelningen när MenyVoice behandlar personuppgifter på uppdrag av företagskunder i samband med AI-baserad telefoni.

När MenyVoice behandlar personuppgifter på uppdrag av en kund gäller det relevanta personuppgiftsbiträdesavtalet mellan MenyVoice och kunden.

3. Rollfördelning

Rollfördelningen beror på den konkreta behandlingen.

3.1 När EzyAcnt ApS är personuppgiftsansvarig

EzyAcnt ApS är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som sker för våra egna ändamål, bland annat:

drift av webbplatsen;
administration av kunder;
offerter;
avtal;
abonnemang;
support;
betalning;
bokföring;
säkerhet;
förebyggande av missbruk;
uppfyllande av rättsliga förpliktelser.

I dessa situationer fastställer EzyAcnt ApS själv ändamålen med och hjälpmedlen för behandlingen.

3.2 När MenyVoice är personuppgiftsbiträde

När ett företag använder MenyVoice för att ta emot och hantera telefonsamtal fungerar kunden som utgångspunkt som personuppgiftsansvarig för uppgifter om företagets egna uppringare, gäster, kunder eller andra registrerade.

EzyAcnt ApS behandlar i dessa fall personuppgifter uteslutande enligt kundens dokumenterade instruktioner och fungerar som personuppgiftsbiträde.

Den konkreta behandlingen regleras av det personuppgiftsbiträdesavtal som ingåtts mellan kunden och MenyVoice.

3.3 Alayic Ltd

Den tekniska AI-plattformen tillhandahålls av:

Alayic Ltd
9 West Street
Congleton
England
CW12 1JN
United Kingdom

Company No. 16581244

Alayic fungerar som underbiträde till MenyVoice i den relevanta behandlingskedjan.

Alayic behandlar endast personuppgifter som ett led i leveransen av plattformen och i enlighet med den gällande biträdeskedjan.

4. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Beroende på din relation till MenyVoice kan vi behandla olika kategorier av personuppgifter.

4.1 Kontaktuppgifter

Exempelvis:

namn;
e-postadress;
telefonnummer;
befattning;
företagsnamn;
adress;
land;
CVR-nummer;
momsnummer;
andra uppgifter som du själv lämnar till oss.

4.2 Kunduppgifter

Exempelvis:

abonnemang;
licenser;
användarkonton;
administratörer;
supporthistorik;
onboarding;
kommunikation;
avtal;
orderbekräftelser;
förbrukning;
faktureringsuppgifter.

4.3 Betalningsuppgifter

Vi behandlar bland annat:

fakturauppgifter;
betalningsstatus;
transaktionsreferenser;
bokföringsuppgifter.

Vi tar som utgångspunkt inte emot fullständiga betalkortsuppgifter.

Kortbetalningar behandlas av vår betalningsleverantör.

4.4 Tekniska uppgifter

Vi kan behandla:

IP-adress;
webbläsartyp;
enhetsuppgifter;
loggdata;
datum och tidpunkt;
säkerhetsuppgifter;
cookie- och samtyckesuppgifter.

5. Kontaktformulär och e-post

När du kontaktar MenyVoice via:

kontaktformulär;
e-post;
telefon;
demoformulär;
andra förfrågningar,

behandlar vi de uppgifter som du själv väljer att skicka till oss.

Vi använder uppgifterna till bland annat att:

besvara din förfrågan;
planera demonstrationer;
utarbeta offerter;
administrera dialogen;
förebygga spam och missbruk.

Kontaktformulär skickar förfrågningar till:

hello@menyvoice.com

6. Kundupplägg och support

När ett företag blir kund hos MenyVoice behandlar vi uppgifter om relevanta kontaktpersoner.

Ändamålen omfattar bland annat:

registrering av kunden;
administration av abonnemang;
onboarding;
support;
kommunikation;
fakturering;
säkerhet;
ändringar i tjänsten;
dokumentation av avtalsförhållandet.

7. Samtal, inspelningar och AI-behandling

När ett företag använder MenyVoice kan plattformen bland annat behandla:

telefonnummer;
samtalsinspelningar;
transkriberingar;
AI-genererade sammanfattningar;
tidpunkt;
varaktighet;
orderuppgifter;
bokningsuppgifter;
uppgifter som uppringaren själv väljer att lämna.

Telefonsamtal spelas in som en del av den nuvarande plattformsfunktionaliteten.

Inspelningar kan för närvarande inte avaktiveras generellt.

Eftersom telefonsamtal är fria samtal kan uppringare välja att lämna fler uppgifter än vad som är nödvändigt.

Den personuppgiftsansvariga kunden bör därför konfigurera lösningen och informera uppringarna på ett sätt som begränsar onödig behandling av personuppgifter.

Kunden ansvarar för:

behandlingsgrund;
informationsskyldighet;
lagligheten av inspelningar;
instruktioner till MenyVoice;
hantering av registrerades rättigheter.

MenyVoice bistår kunden i enlighet med det gällande personuppgiftsbiträdesavtalet.

8. Artificiell intelligens

MenyVoice använder artificiell intelligens till bland annat:

taligenkänning;
speech-to-text;
AI-generering av svar;
AI-generering av tal;
kategorisering;
bokningar;
beställningar;
AI-sammanfattningar.

AI-genererade resultat kan innehålla fel eller felaktigheter.

MenyVoice fattar inte beslut om personer som enbart baseras på automatiserad behandling med rättslig verkan eller liknande betydande betydelse.

Kunden ansvarar för den konkreta användningen av AI-genererade uppgifter i sin verksamhet.

9. Ändamål och behandlingsgrund

Vi behandlar personuppgifter när det finns en laglig behandlingsgrund enligt dataskyddsförordningen (GDPR).

9.1 Fullgörande av avtal eller åtgärder före avtal

Vi kan behandla personuppgifter när det är nödvändigt för att:

besvara en konkret förfrågan;
planera en demonstration;
utarbeta offerter;
vidta åtgärder på begäran innan avtal ingås;
ingå eller fullgöra ett avtal;
leverera och administrera MenyVoice-tjänsten.

Behandlingsgrunden är GDPR artikel 6.1 b, när den registrerade själv är part i avtalet.

Om behandlingen avser kontaktpersoner hos företagskunder är behandlingsgrunden som utgångspunkt berättigat intresse enligt artikel 6.1 f.

9.2 Berättigat intresse

Vi kan behandla personuppgifter på grundval av våra berättigade intressen av bland annat att:

driva, utveckla och förbättra MenyVoice;
administrera företagskundförhållanden;
kommunicera med kunder och potentiella kunder;
tillhandahålla support;
skydda våra system;
förebygga bedrägeri och missbruk;
dokumentera avtalsförhållanden;
göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Behandlingsgrunden är GDPR artikel 6.1 f.

Vi har bedömt att dessa berättigade intressen som utgångspunkt inte väger tyngre än den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter.

9.3 Rättslig förpliktelse

Vi behandlar personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla rättsliga förpliktelser, bland annat:

bokföringslagstiftning;
skattelagstiftning;
regler mot penningtvätt, där relevant;
övriga lagstadgade dokumentationskrav.

Behandlingsgrunden är GDPR artikel 6.1 c.

9.4 Samtycke

När behandling kräver samtycke inhämtar vi detta innan behandlingen påbörjas.

Detta kan bland annat omfatta:

icke-nödvändiga cookies;
vissa former av elektronisk marknadsföring;
andra frivilliga behandlingar.

Samtycke kan när som helst återkallas med verkan för framtiden.

10. Marknadsföring

Vi skickar endast elektronisk marknadsföring när vi har en giltig behandlingsgrund enligt gällande lagstiftning.

Du kan när som helst avregistrera dig från marknadsföring via:

avregistreringslänk i e-postmeddelanden;
kontakt till hello@menyvoice.com.

Driftsmeddelanden, säkerhetsuppdateringar, faktureringsinformation och annan nödvändig kommunikation om ett befintligt kundförhållande betraktas inte nödvändigtvis som marknadsföring.

11. Cookies och liknande tekniker

MenyVoice kan använda cookies och liknande tekniker på webbplatsen.

Nödvändiga cookies används endast när detta är nödvändigt för webbplatsens funktion, säkerhet eller en tjänst som användaren uttryckligen har begärt.

Icke-nödvändiga cookies, inklusive statistik- och marknadsföringscookies, aktiveras först efter giltigt samtycke, där detta krävs.

Den konkreta användningen av cookies framgår av MenyVoices cookiepolicy samt den vid var tid tillämpade samtyckeslösningen.

12. Mottagare av personuppgifter

Vi kan lämna ut personuppgifter till leverantörer som bistår oss med leverans och administration av våra tjänster.

Detta kan bland annat omfatta:

hostingleverantörer;
molntjänster;
betalningsleverantörer;
e-postleverantörer;
telefoni- och kommunikationsleverantörer;
AI- och talleverantörer;
säkerhetsleverantörer;
professionella rådgivare;
myndigheter, där lagstiftningen kräver det.

Leverantörerna får endast behandla personuppgifter i enlighet med det avtal som gäller mellan parterna samt gällande dataskyddslagstiftning.

13. Underbiträden

När MenyVoice fungerar som personuppgiftsbiträde används underbiträden som ett led i leveransen av tjänsten.

Den aktuella översikten över MenyVoices underbiträden framgår av MenyVoices separata dokument:

Underbiträdesöversikt

Denna översikt underhålls löpande och utgör den auktoritativa listan över MenyVoices egna underbiträden.

Den tekniska AI-plattformen tillhandahålls av:

Alayic Ltd
9 West Street
Congleton
England
CW12 1JN
United Kingdom

Company number: 16581244

Alayic fungerar som underbiträde i MenyVoices behandlingskedja.

Alayics gällande personuppgiftsbiträdesavtal finns på:

https://www.alayic.com/data-processing-agreement

14. Hosting och behandlingsplatser

MenyVoice använder bland annat Alayics plattform.

Vid tidpunkten för denna integritetspolicys senaste uppdatering uppger Alayic bland annat att:

applikation, databas och loggning hostas på Microsoft Azure i Storbritannien;
samtalsinspelningar hostas hos Amazon Web Services i Irland;
vissa tal- och AI-leverantörer kan behandla data utanför EU/EES, inklusive i USA.

Den konkreta behandlingsplatsen kan variera beroende på kundens konfiguration och de aktiverade funktionerna.

15. Internationella överföringar

När personuppgifter överförs utanför EU/EES eller Storbritannien sker detta endast på grundval av en giltig överföringsgrund.

Detta kan bland annat vara:

EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC);
UK International Data Transfer Addendum;
ett gällande beslut om adekvat skyddsnivå;
andra lagliga överföringsgrunder enligt GDPR.

Där det är nödvändigt tillämpas dessutom kompletterande tekniska, organisatoriska och avtalsmässiga säkerhetsåtgärder.

16. Lagring och radering

Vi lagrar personuppgifter så länge det är nödvändigt för det ändamål för vilket uppgifterna samlades in, eller så länge vi är rättsligt förpliktade att göra det.

16.1 Kontakt- och säljuppgifter

Kontaktuppgifter lagras så länge de är nödvändiga för dialog, offerter, dokumentation eller ett berättigat uppföljningsbehov.

Därefter raderas eller anonymiseras uppgifterna.

16.2 Kunduppgifter

Uppgifter om aktiva kunder lagras så länge kundförhållandet består.

Efter avslutat kundförhållande kan uppgifter lagras i den utsträckning det är nödvändigt med hänsyn till:

bokföring;
dokumentation;
rättsliga anspråk;
säkerhet;
andra lagstadgade förpliktelser.

16.3 Samtalsdata

Enligt den nuvarande plattformskonfigurationen gäller som utgångspunkt:

samtalsinspelningar lagras i upp till 365 dagar;
transkriberingar lagras i upp till 365 dagar;
AI-genererade sammanfattningar lagras i upp till 365 dagar;
säkerhetskopior kan lagras i upp till 7 dagar på rullande basis.

Kunden kan, där plattformen tekniskt stöder det, välja en kortare lagringsperiod.

Kunden kan dessutom begära manuell radering i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet.

Vid avtalets upphörande sker återlämnande eller radering av personuppgifter i enlighet med det gällande personuppgiftsbiträdesavtalet och gällande lagstiftning.

17. AI-leverantörer och modellrelaterad behandling

EzyAcnt ApS använder inte kunders eller uppringares personuppgifter för att träna egna AI-modeller.

Den underliggande AI-plattformen tillhandahålls av Alayic Ltd. Alayic har uppgett att bolaget inte använder kunders eller uppringares data för att träna Alayics egna modeller.

Som ett led i leveransen av tjänsten kan samtalsinnehåll behandlas av externa leverantörer av bland annat:

taligenkänning;
språkmodeller;
talgenerering;
AI-relaterade infrastrukturtjänster.

Sådana leverantörer behandlar endast personuppgifter som ett led i leveransen av de avtalade tjänsterna och i enlighet med den gällande biträdeskedjan.

MenyVoice instruerar inte tredjepartsleverantörer att använda kunders personuppgifter för egna oförenliga ändamål.

Den aktuella listan över relevanta underbiträden framgår av MenyVoices underbiträdesöversikt samt, där relevant, Alayics gällande personuppgiftsbiträdesavtal.

18. Datasäkerhet

Vi använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot bland annat:

obehörig åtkomst;
förlust;
ändring;
offentliggörande;
missbruk;
förstörelse.

Åtgärderna kan bland annat omfatta:

åtkomstkontroll;
rollbaserade användarrättigheter;
sekretessförpliktelser;
krypterad dataöverföring;
loggning;
övervakning;
säkerhetskopiering;
leverantörsstyrning;
rutiner för hantering av säkerhetsincidenter.

Ingen internetbaserad lösning kan garanteras vara fullständigt säker.

19. Personuppgiftsincident

Om vi får kännedom om en personuppgiftsincident hanterar vi händelsen i enlighet med vår roll och gällande dataskyddslagstiftning.

När MenyVoice fungerar som personuppgiftsbiträde underrättar vi den relevanta personuppgiftsansvariga kunden utan onödigt dröjsmål och bistår kunden i den utsträckning personuppgiftsbiträdesavtalet och lagstiftningen kräver det.

När MenyVoice fungerar som personuppgiftsansvarig bedömer vi bland annat:

händelsens karaktär;
vilka uppgifter som berörs;
de registrerades möjliga risk;
nödvändiga avhjälpande åtgärder;
eventuell skyldighet att underrätta Datatilsynet (den danska tillsynsmyndigheten);
eventuell skyldighet att underrätta de berörda registrerade.

20. Dina rättigheter

När EzyAcnt ApS är personuppgiftsansvarig kan du under vissa omständigheter ha rätt till:

tillgång;
rättelse;
radering;
begränsning av behandling;
dataportabilitet;
invändning;
att återkalla ett samtycke;
att klaga till Datatilsynet.

Rättigheterna beror på den konkreta behandlingen och de undantag som följer av gällande lagstiftning.

Du kan kontakta oss på:

hello@menyvoice.com

Vi kan be om uppgifter som är nödvändiga för att bekräfta din identitet innan vi behandlar en begäran.

21. Om du har ringt till ett företag som använder MenyVoice

Om dina personuppgifter behandlas eftersom du har ringt till ett företag som använder MenyVoice, är det aktuella företaget som utgångspunkt personuppgiftsansvarigt.

Begäranden om tillgång, rättelse, radering eller andra registrerades rättigheter bör därför som utgångspunkt riktas till det företag som du har kontaktat.

MenyVoice bistår det personuppgiftsansvariga företaget i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet.

För att kunna identifiera det relevanta samtalet kan det vara nödvändigt att uppge:

telefonnummer;
ungefärlig tidpunkt;
datum;
vilket företag som kontaktades;
andra uppgifter som rimligen kan identifiera samtalet.

22. Klagomål till Datatilsynet

Om du anser att vår behandling av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna in ett klagomål till:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Danmark

Aktuella kontaktuppgifter finns på:

https://www.datatilsynet.dk

Vi uppmanar dig dock att först kontakta MenyVoice, så att vi får möjlighet att undersöka och försöka lösa ärendet.

23. Länkar till tredje part

MenyVoice kan innehålla länkar till eller integrationer med tredjepartswebbplatser eller tredjepartstjänster.

MenyVoice ansvarar inte för tredje parts självständiga behandling av personuppgifter.

Vi rekommenderar därför att du läser den relevanta tredjepartens integritetspolicy.

24. Ändringar av integritetspolicyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy när det är nödvändigt till följd av bland annat:

ändringar i våra tjänster;
ändringar i behandlingsaktiviteter;
ändringar av leverantörer;
ändringar i lagstiftningen;
säkerhetsmässiga förhållanden;
organisatoriska förändringar.

Den senaste versionen publiceras på MenyVoices webbplats.

Vid väsentliga ändringar kan vi dessutom informera berörda kunder via e-post, kundportal eller andra relevanta kommunikationskanaler.

25. Kontakt

Om du har frågor om denna integritetspolicy eller vår behandling av personuppgifter kan du kontakta:

EzyAcnt ApS / MenyVoice

CVR-nr.: 38362925

Olsbækeng 12
2670 Greve
Danmark

E-post: hello@menyvoice.com